Ga naar hoofdinhoud
Documentatie / Overstappen naar Praxis
Overstappen naar Praxis
Begint u zonder ander systeem? Dan kunt u uw kantoor en uw eerste dossier meteen aanmaken. Gebruikt u al software voor praktijkbeheer? Dan plannen wij de overdracht op basis van uw werkelijke export, voeren we die uit in een afzonderlijk testkantoor, stemmen we het resultaat af en plannen we pas daarna de overstap.
Twee manieren om te starten. Nieuwe praktijken kunnen zonder import van nul beginnen. Bestaande praktijken krijgen een begeleide migratie: inventaris van de bron, proefimport, nazicht van de veldkoppeling, controle van documenten en relaties, aanvaarding door de gebruikers en een livegang die veilig kan worden teruggedraaid.
🕐 Typisch verloop van een migratie
| Fase | Duur | Wat er gebeurt |
|---|
| 1. Planning | 1 week | Uw gegevens doorlichten, exporteren uit het oude systeem, velden koppelen |
| 2. Import | 1–3 dagen | Dossiers, contacten en documenten importeren met de tools van Praxis |
| 3. Parallelle werking | 2 weken | Beide systemen voor de zekerheid naast elkaar gebruiken |
| 4. Livegang | 1 dag | Overschakelen, oud abonnement stopzetten |
| 5. Ondersteuning | 30 dagen | Ons team staat klaar voor vragen & opleiding |
Kies uw huidige platform
Wolters Kluwer – dominant in België
Populair bij Belgische & Nederlandse kantoren
Diplad – Belgisch cloudplatform
Internationale marktleider
Documentintensieve werkstromen
Moderne cloud-first-oplossing
Australisch & internationaal
Automatisering van werkstromen
Tijdsregistratie & facturatie in de cloud
Geïntegreerde e-mail & facturatie
Projectgebaseerde juridische werking
Outlook, SharePoint, Teams
Vanuit Kleos (Wolters Kluwer)
Kleos is voor Belgische kantoren een belangrijk bronplatform en is daarom de eerste migratieprioriteit van Praxis. Het doel is een voorspelbare overdracht waarbij dossierreferenties, contacten, documenten, datums, tijdsregistraties en de financiële historiek behouden blijven, met een afstemmingsrapport voordat het oude systeem wordt uitgefaseerd.
Huidige grenzen van de import. Praxis maakt momenteel dossiers aan op basis van de mappenstructuur Dossiers/ in een Kleos-ZIP en contacten op basis van contacten.csv. Import van vCard en iCalendar is ook beschikbaar. Documenten, relaties, prestaties, facturen, rechten en aangepaste velden uit Kleos moeten nog via het begeleide migratieproces worden klaargezet en gecontroleerd; voor die gegevens wordt nog geen import met één klik beloofd.
1
Uw gegevens uit Kleos exporteren
- Ga in Kleos naar Beheer → Gegevensexport
- Exporteer Dossiers → CSV of Excel
- Exporteer Contacten → CSV
- Exporteer Prestaties → Excel
- Exporteer Facturen → één PDF per factuur
- Download Documenten via Kleos Drive of via een batch-export
- Exporteer agenda-items via iCal-export (.ics-bestand)
2
Uw velden koppelen
| Veld in Kleos | Veld in Praxis | Opmerkingen |
|---|
| Dossiernummer | Zaaknummer | Rechtstreekse koppeling |
| Dossiertitel | Titel | Rechtstreekse koppeling |
| Rubriek | Type zaak | Koppelen aan: burgerlijk, handelsrecht, strafrecht, familie, arbeidsrecht, bestuursrecht |
| Verantwoordelijke | Toegewezen aan | Koppelen aan teamleden in Praxis |
| Tegenpartij | Tegenpartij | Aanmaken als contacttype "opposing_counsel" |
| Honorarium per uur | Uurtarief | Per dossier instellen of als standaard per gebruiker |
3
Importeren in Praxis
Ga in Praxis naar de pagina Importeren
- Plaats de geëxporteerde dossiermappen onder
Dossiers/, maak van het geheel een ZIP-bestand en upload het. Praxis maakt dossiers aan op basis van die mapnamen.
- Voeg
contacten.csv toe in de hoofdmap van de ZIP als u dat bestand hebt, of importeer contacten als vCard (.vcf).
- Importeer termijnen uit de agenda vanuit een iCalendar-export (
.ics).
- Zet documenten, relaties, prestaties, facturen en aangepaste velden afzonderlijk klaar; stop pas met Kleos wanneer de aantallen en koppelingen ervan zijn afgestemd.
Aanvaardingscriteria voor een Kleos-migratie
- Inventaris: noteer de aantallen in de bron, de exportdatums, de bestandsgroottes en de hashes.
- Proefimport: importeer in een afgezonderd testkantoor in Praxis, zonder meldingen aan cliënten.
- Afstemming: vergelijk dossiers, contacten, partijen, documenten, datums, tijd, facturen en totalen; lijst elk overgeslagen of omgezet record op.
- Nazicht: laat het kantoor een representatieve selectie van actieve en gearchiveerde dossiers, rechten en zoekresultaten valideren.
- Overstap: maak een laatste delta-export, pas de gecontroleerde veldkoppeling opnieuw toe, bewaar de gegevens om te kunnen terugdraaien en verkrijg een schriftelijke goedkeuring.
Een migratie is pas “naadloos” wanneer deze criteria gehaald worden voor de werkelijke Kleos-export van het kantoor. Een synthetische testdataset alleen volstaat niet.
Wat u wint door over te stappen van Kleos
| Functie | Kleos | Praxis |
|---|
| Prijs | ~€100–160/gebruiker/maand | Vanaf €26/gebruiker/maand excl. BTW |
| AI-assistent | ❌ | ✅ Ingebouwde Praxi |
| Clients | Alleen web | Vandaag Praxis Web; Desktop en Mobile zijn nog niet uitgebracht |
| Encryptie in rust | ❌ | ✅ AES-256-GCM, sleutel per kantoor |
| Conflictcontrole | Basis | ✅ Automatisch, voor het hele kantoor |
| Vendor lock-in | Hoog | Geen – op elk moment exporteren |
Vanuit Cicero LawPack / Fidura
Cicero LawPack (tegenwoordig vaak onder de naam Fidura) wordt veel gebruikt door Belgische en Nederlandse advocatenkantoren.
1
Exporteren uit Cicero
- Dossiers: gebruik de module Rapportage van Cicero → exporteer naar Excel
- Contacten: exporteer het adresboek via Adresboek → Exporteren
- Financieel: exporteer prestaties en facturen uit de facturatiemodule
- Documenten: kopieer de mappenboom met documenten uit de bestandsopslag van Cicero (meestal een netwerkshare)
- Agenda: exporteer via iCal of CSV
2
Importeren in Praxis
- Sla de exports uit Cicero op als CSV-bestanden
- Ga naar de pagina Importeren en upload de CSV-bestanden module per module
- Exporteer contacten zo mogelijk als vCard (.vcf) – Praxis importeert die rechtstreeks
- Controleer na de import de koppelingen tussen dossiers en contacten
Aandachtspunten:
- Het Postboek van Cicero → wordt omgezet naar Notities of e-mailkoppelingen in Praxis
- De Provisienota's van Cicero → worden conceptfacturen in Praxis
- Rechtstreekse neerlegging via DPA/e-Deposit is momenteel niet beschikbaar; bereid documenten voor in Praxis en dien ze in via de officiële dienst, tot een gecertificeerde implementatie via een provider is opgeleverd en gecontroleerd
Vanuit Themis (Diplad)
Themis van Diplad is Belgische juridische software in de cloud.
1
Exporteren & importeren
- Vraag de supportdienst van Diplad om een volledige gegevensexport (CSV + documenten)
- Exporteer de financiële gegevens uit de facturatiemodule van Themis
- Download alle documenten via Themis Drive
- Ga naar de pagina Importeren en upload de CSV-bestanden – Praxis herkent standaard kolomnamen automatisch
Vanuit Clio
Clio is een populaire internationale oplossing voor juridisch praktijkbeheer.
1
Exporteren uit Clio
- Ga naar Settings → Firm → Data Export
- Vraag een volledige export aan – Clio levert een ZIP met CSV-bestanden voor: Matters, Contacts, Time entries, Bills/Invoices, Documents
- Download de ZIP en pak hem uit
2
Importeren in Praxis
- Ga in Praxis naar de pagina Importeren
- Upload de CSV-bestanden in deze volgorde: contacten → dossiers → prestaties
- Gebruik voor contacten de vCard-export (.vcf) van Clio voor het beste resultaat
- Documenten: upload ze naar de dossiermappen in Praxis of synchroniseer ze via cloudopslag
| Veld in Clio | Veld in Praxis |
|---|
| Matter Number | Zaaknummer |
| Matter Name | Titel |
| Practice Area | Type zaak |
| Status | Status (Actief/In afwachting/Afgesloten) |
| Responsible Attorney | Toegewezen aan |
Clio versus Praxis
| Functie | Clio | Praxis |
|---|
| Belgisch recht | ❌ Niet gelokaliseerd | ✅ Volledige integratie van het Belgische recht |
| Talen | Alleen Engels | ✅ NL / FR / DE / EN |
| DPA-neerlegging | ❌ | ❌ Voorbereiden in Praxis; neerleggen via het officiële externe kanaal |
| Interestberekening | ❌ | ✅ Belgische wettelijke interestvoeten |
| Locatie gegevens | Controleer de provider en de gekozen regio | Primaire hosting: EU (Hetzner, Duitsland); externe verwerkers volgen de ingestelde provider en regio |
Vanuit Smokeball
1
Exporteren & importeren
- Vraag de supportdienst van Smokeball om een gegevensexport
- Smokeball bewaart documenten in een lokale mappenstructuur – kopieer volledige mappen
- Exporteer de financiële gegevens via de rapportagemodule van Smokeball
- Ga naar de pagina Importeren – upload CSV-bestanden voor contacten en dossiers
- Sleep documentmappen naar de dossiermappen in Praxis
Vanuit MyCase
1
Exporteren & importeren
- Ga in MyCase naar Settings → Data Export
- Exporteer alle modules (Cases, Contacts, Time, Invoices, Documents)
- MyCase levert CSV-bestanden + downloads van de documenten
- Ga naar de pagina Importeren – upload de CSV-bestanden; Praxis herkent standaard kolomnamen automatisch
Vanuit PracticePanther
1
Exporteren & importeren
- Ga naar Settings → Data → Export
- Exporteer Matters, Contacts, Time en Invoices als CSV
- Download de documenten via de bestandsbeheerder
- Ga naar de pagina Importeren – upload de CSV-bestanden; de kolomnamen komen rechtstreeks overeen
Vanuit CosmoLex
1
Exporteren & importeren
- Gebruik Accounting → Export voor de financiële gegevens
- Exporteer Matters en Contacts via de rapportagemodule
- Download documenten afzonderlijk of via een aanvraag bij de supportdienst
- Upload de financiële CSV via de pagina Importeren – koppel de velden van de derdenrekeningen (trust accounting) aan de facturatie in Praxis
Vanuit LEAP Legal
1
Exporteren & importeren
- Vraag de supportdienst van LEAP om een migratiepakket
- LEAP kan exporteren: Matters, Contacts, Time, Invoices
- Documenten staan in de cloud van LEAP – vraag een volledige export aan
- Upload via de pagina Importeren – de dossierstructuur van LEAP sluit goed aan op de dossiers in Praxis
Vanuit Actionstep
1
Exporteren & importeren
- Ga naar Admin → Data Management → Export
- Exporteer alle gegevenstypes naar CSV
- Gebruik de bulkdownload van Actionstep voor de documenten
- Upload de CSV via de pagina Importeren – Praxis herkent standaard kolomnamen automatisch
Vanuit Rocket Matter
1
Exporteren & importeren
- Ga naar Admin → Export
- Download alle modules als CSV
- Exporteer de documenten via de documentbeheerder
- Upload via de pagina Importeren – de velden van Rocket Matter hebben vrijwel dezelfde namen als in Praxis
Vanuit Zola Suite
1
Exporteren & importeren
- Gebruik Admin → Export Data
- Exporteer Cases, Contacts, Time, Invoices en Documents
- Exporteer relevante e-mails als .eml-bestanden
- Upload de CSV via de pagina Importeren – de e-mailfuncties van Zola sluiten aan op de E-mailintegratie van Praxis
Vanuit AbacusLaw / PCLaw
1
Exporteren & importeren
- AbacusLaw: exporteer naar CSV – Matters, Names (contacten), Events
- PCLaw: gebruik File → Data Export
- Kopieer de documenten uit de lokale opslag
- Koppel "Names" uit AbacusLaw → Contacten in Praxis, "Matters" → Zaken, "Events" → Kalender
Opmerking: de boekhouding van AbacusLaw is complex – wij raden een parallelle financiële controle aan tijdens de migratie. Derdenrekeningen (trust accounting) in PCLaw: koppel ze aan de facturatie in Praxis en controleer manueel.
Vanuit Filevine
1
Exporteren & importeren
- Vraag de supportdienst van Filevine om een gegevensexport (via de API of als CSV)
- Filevine gebruikt "Projects" → koppel ze aan Zaken in Praxis
- Aangepaste velden → koppel ze aan dossiernotities of aangepaste metadata in Praxis
- Upload de CSV via de pagina Importeren – koppel de aangepaste velden van Filevine zorgvuldig
Vanuit Litify (Salesforce)
1
Exporteren & importeren
- Gebruik Salesforce Data Export: Setup → Data → Export Data
- Exporteer Matters, Contacts, Activities en Documents
- Salesforce levert een ZIP met CSV-bestanden
- Koppel: Litify Matters → Zaken in Praxis, Litify Contacts → Contacten in Praxis
- Aangepaste Salesforce-velden → notities/metadata in Praxis
Vanuit Microsoft 365 / SharePoint
Als u uw praktijk vandaag beheert met Microsoft 365, SharePoint of Teams:
1
Wat u migreert
- Outlook-agenda → exporteren als .ics → importeren in de Kalender van Praxis
- Outlook-contactpersonen → exporteren als CSV → importeren in Contacten in Praxis
- SharePoint-documentbibliotheken → mappen downloaden → uploaden naar Praxis
- OneNote → secties exporteren als PDF → toevoegen aan dossiers in Praxis
- Dossieroverzichten in Excel → kolommen koppelen aan de dossiervelden in Praxis
2
Of beide behouden (integratie)
Praxis ondersteunt integratie met Microsoft 365 – u hoeft niet te kiezen:
- Synchroniseer de Outlook-agenda in beide richtingen
- Verbind OneDrive om bestanden te importeren en te synchroniseren; Praxis Cloud blijft de primaire opslag
- Importeer e-mails uit Outlook rechtstreeks in dossiers
Vanuit Google Workspace
1
Wat u migreert
- Google Agenda → .ics exporteren → importeren in Praxis
- Google Contacten → CSV exporteren → importeren in Praxis
- Google Drive → dossiermappen downloaden → uploaden naar Praxis
- Google Docs → exporteren als DOCX → sjablonen importeren in Praxis
- Dossieroverzichten in Google Sheets → CSV exporteren → importeren als dossiers
Praxis ondersteunt Google Drive als synchronisatiebestemming voor importeren en synchroniseren; Praxis Cloud blijft de primaire opslag.
Vanuit papier / Excel / manuele systemen
Veel kleinere kantoren en advocaten die alleen werken, beheren hun dossiers nog met spreadsheets, papieren dossiers en e-mail. Welkom in het digitale tijdperk!
1
Maak een eenvoudig Excel-bestand
Zet uw dossiers in een spreadsheet met deze kolommen:
| Zaaknummer | Titel | Naam cliënt | E-mail cliënt | Status | Rechtbank | Type |
|---|
| 2026/001 | Peeters t. Peeters | Jan Peeters | jan@email.be | actief | Familierechtbank | familie |
| 2026/002 | NV Alpha t. NV Beta | NV Alpha | info@alpha.be | actief | Ondernemingsrechtbank | handelsrecht |
2
Importeren & scannen
- Sla uw spreadsheet op als CSV (Bestand → Opslaan als → CSV)
- Ga naar de pagina Importeren en upload het CSV-bestand – Praxis herkent standaard kolomnamen automatisch
- Gebruik de Documentscanner in Praxis Web om papieren dossiers te digitaliseren
- OCR haalt doorzoekbare tekst op, op voorwaarde dat uw kantoor een provider voor documentherkenning (document intelligence) heeft ingesteld
Algemene checklist voor de migratie
Gebruik deze checklist, ongeacht van welk platform u overstapt:
✅ Vóór de migratie
- Breng uw gegevens in kaart – hoeveel dossiers, contacten, documenten?
- Exporteer alles: dossiers, contacten, prestaties, facturen, documenten, agenda
- Bewaar reservekopieën van alle exportbestanden op een veilige plaats
- Maak een lijst van alle gebruikers en hun rollen om het team in te stellen
- Noteer welke externe integraties u vandaag gebruikt
📥 Tijdens de migratie
- Maak uw Praxis-account aan op praxislegal.be/register
- Stel het kantoorprofiel in: naam, adres, BTW-nummer, logo
- Importeer eerst de contacten – dossiers verwijzen ernaar
- Importeer de dossiers – koppel zaaknummers, types en rechtbanken
- Importeer de prestaties – koppel ze aan de juiste dossiers
- Upload de documenten – orden ze per dossier
- Stel de agenda in – importeer een .ics-bestand of maak de belangrijkste termijnen opnieuw aan
- Stel de facturatie in – uurtarieven, factuursjablonen, betalingsgegevens
- Werk een periode parallel met beide systemen
🚀 Na de migratie
- Leid uw team op – Praxis biedt gratis opstartsessies aan
- Stel automatiseringen in: herinneringen voor termijnen, aanmaak van facturen
- Verbind integraties: OneDrive, Google Drive, Dropbox, Nextcloud, Outlook
- Behoud 6 maanden lang toegang tot het oude systeem als naslag
- Zeg het oude abonnement op na een geslaagde parallelle periode
Hulp nodig bij de migratie?
Gratis hulp bij de migratie
Elk Praxis-abonnement omvat gratis ondersteuning bij de migratie. Ons team helpt u uw gegevens over te zetten, uw kantoor in te stellen en uw team op te leiden – zonder extra kosten.
← Terug naar de documentatie